Heikon suorituksen puheeksi ottaminen – Opas vaikeisiin keskusteluihin
Henriksson Sales Consulting Oy, Tapani Henriksson
Heikon suorituksen puheeksi ottaminen on yksi esihenkilön haastavimmista tehtävistä. Silti moni johtaja välttelee tätä keskustelua, koska pelkää loukkaavansa tai aiheuttavansa pahaa mieltä.
Tämän seurauksena asioita katsotaan läpi sormien ja ongelmat saavat kasvaa. Jos ongelmiin ei puututa ajoissa, koko organisaatio kärsii ja syntyy hiljainen hyväksyntä alisuoriutumiselle.
Miksi heikon suorituksen puheeksi ottaminen on tärkeää esihenkilölle?
Vaikutukset organisaatioon
Kun heikkoon suoritukseen ei puututa ajoissa, se johtaa:
Organisaatiossa alkaa vallita hiljainen hyväksyntä keskinkertaiselle tekemiselle
Muiden työntekijöiden motivaatio laskee
Yrityksen yleinen suoritustaso heikkenee
Pitkällä aikavälillä koko organisaation tulokset kärsivät
Korjaaminen muuttuu ajan myötä yhä vaikeammaksi ja kivuliaammaksi
Puheeksi ottaminen on merkki välittämisestä
“Vaikeiden keskustelujen välttäminen ei ole myötätuntoa – se on välinpitämättömyyttä.”
Puheeksi ottaminen vaatii rohkeutta, mutta se on myös merkki välittämisestä. Sen ydin ei ole moitteessa, vaan halussa auttaa työntekijää kehittymään ja löytämään oman potentiaalinsa.
Oikein tehtynä nämä keskustelut ovat käännekohta työntekijän urassa.
Vaiheittainen opas heikon suorituksen käsittelyyn (7 askelta)
1. Valmistaudu huolellisesti
Kerää faktat ennen keskustelua:
Konkreettiset esimerkit heikosta suorituksesta
Mitattavat tulokset ja vertailutiedot
Aikaisemmat tuloskeskustelut ja sopimukset
Mahdolliset ulkoiset tekijät (henkilökohtaiset haasteet, resurssit)
2. Valitse oikea aika ja paikka
Keskustelun puitteet vaikuttavat tulokseen:
Varaa riittävästi aikaa (vähintään 45-60 min)
Valitse rauhallinen, häiriötön tila
Varmista, että molemmat ovat valmiita keskusteluun
Älä ota asiaa puheeksi kiireessä tai julkisesti
3. Aloita empaattisesti mutta selkeästi
Keskustelun avaus määrittää sävyn:
“Haluaisin keskustella kanssasi työsuorituksestasi. Minulle on tärkeää, että menestyt tässä roolissa, ja siksi haluan käydä läpi joitakin huomioitani.”
4. Esitä konkreettiset havainnot
Keskity faktoihin, ei tulkintoihin:
Käytä “minä”-viestintää: “Olen huomannut, että…”
Anna konkreettisia esimerkkejä määritellyltä ajanjaksolta
Vältä yleistyksiä kuten “aina” tai “ei koskaan”
Keskity käyttäytymiseen, ei persoonaan
5. Kuuntele ja ymmärrä
Anna työntekijälle tilaa selittää:
Kysy avoimia kysymyksiä: “Mitä ajattelet tästä tilanteesta?”
Kuuntele aktiivisesti ilman puolustautumista
Tunnista mahdolliset taustasyyt ja esteet
Osoita empatiaa: “Ymmärrän, että tilanne on haastava”
6. Luo yhdessä kehityssuunnitelma
Tee kehityksestä yhteinen projekti:
Aseta selkeät, mitattavat tavoitteet
Määrittele konkreettiset toimenpiteet
Sovit seurannan aikataulu (esim. 2 viikon välein)
Varmista, että työntekijä sitoutuu suunnitelmaan
7. Seuraa ja tue johdonmukaisesti
Kehitys vaatii jatkuvaa tukea:
Järjestä säännölliset seurantapalaverit
Anna positiivista palautetta edistymisestä
Korjaa kurssia tarvittaessa
Dokumentoi kaikki keskustelut ja sopimukset
Yleisimmät virheet vaikeissa keskusteluissa – ja miten välttää ne
Mitä välttää:
Viivyttely: “Odotan, että tilanne korjaantuu itsestään”
Epämääräisyys: “Sinun pitäisi panostaa enemmän”
Henkilökohtaisuudet “Sinulla on huono asenne”
Uhkailu: “Jos et paranna, niin…”
Vertailu muihin: “Katsopa kuinka Matti tekee”
Rakentavat vaihtoehdot:
Nopea reagointi: Ota asia puheeksi heti kun havaitset ongelman
Konkreettisuus: “Myyntituloksesi on 50% tavoitteesta”
Tuki ja kehitys “Miten voin auttaa sinua onnistumaan?”
Yksilöllisyys “Keskitytään sinun kehitykseesi”
Moderni johtamiskonsepti tukee vaikeiden keskustelujen käymistä
Menestyvässä organisaatiossa esihenkilöillä on:
Selkeä toimintamalli:
Yhtenäiset prosessit heikon suorituksen käsittelyyn
Dokumentoidut käytännöt ja työkalut
Säännölliset koulutukset vaikeiden tilanteiden hallintaan
Oikeat työkalut:
Suorituksen seurantajärjestelmät
Kehityskeskustelupohjat
Dokumentointimallit
Tukimateriaalit
Osaaminen ja rohkeus:
Koulutus rakentavaan palautteenantoon (esim. hampurilaispalaute)
Konfliktinhallintataito
Empaattinen johtamisote
Organisaation ja johdon tuki vaikeissa tilanteissa
Positiiviset tulokset oikeanlaisesta lähestymistavasta
“Työntekijät, jotka saivat jatkuvaa valmentavaa palautetta, olivat lähes neljä kertaa motivoituneempia (77 % vs. 21 %)” (McKinsey Global Survey)
Kun heikko suoritus otetaan puheeksi oikein, se johtaa:
Työntekijän näkökulmasta:
Suuri osa työntekijöistä parantaa suoritustaan saatuaan selkeää palautetta (McKinsey Performance Management Research, 2024)
Motivaatio nousee, kun tietää mitä odotetaan
Kehitysmahdollisuudet tulevat näkyviksi
Työtyytyväisyys paranee selvien tavoitteiden myötä (Deloitte Human Capital Trends, 2024)
Organisaation näkökulmasta:
Suoritustaso nousee koko tiimissä
Työilmapiiri paranee kun “hiljainen sietäminen” loppuu
Muut työntekijät arvostavat reilua kohtelua
Milloin heikko suoritus edellyttää tiukempia toimenpiteitä?
Huolimatta tuesta ja ohjauksesta, joskus on tehtävä tiukempia päätöksiä:
Jos työntekijä:
Ei sitoudu kehityssuunnitelmaan
Ei osoita parannusta sovitussa ajassa
Kieltää ongelman olemassaolon
Vaikuttaa negatiivisesti muuhun tiimiin
Seuraavat vaiheet voivat olla:
Varoitusmenettely (suullinen, kirjallinen)
Tehtävänkuvan muutos
Koulutusjakso
Lopulta irtisanominen
Tärkeää on dokumentoida kaikki vaiheet ja varmistaa, että prosessi on oikeudenmukainen ja lainmukainen.
Ennaltaehkäisy: Paras tapa käsitellä heikkoa suoritusta
Rakenna kulttuuri, jossa ongelmat tunnistetaan aikaisin:
Säännölliset tuloskeskustelut (kuukausittain)
Avoin kommunikaatio odotuksista ja tavoitteista
Jatkuva palaute, ei vain vuosittainen arviointi
Tukeva ilmapiiri, jossa voi pyytää apua
Selkeät mittarit ja seurantajärjestelmät
Yhteenveto: Rohkeus johtaa reilusti
Heikon suorituksen puheeksi ottaminen ei ole helppoa, mutta se on johtamisen ydintehtävä. Kun esihenkilöllä on selkeä toimintamalli ja oikeat työkalut, vaikeiden tilanteiden kohtaaminen onnistuu rakentavasti, oikeudenmukaisesti ja inhimillisesti.
Muista:
Nopea reagointi säästää aikaa ja kärsimystä
Rehellisyys on suurinta kunnioitusta työntekijää kohtaan
Kehitys on mahdollista, kun ongelmat tunnustetaan
Koko organisaatio hyötyy reilusta johtamisesta
Aloita tänään: Jos sinulla on mielessä työntekijä, jonka suoritus huolestuttaa, varaa aika keskustelulle tämän viikon aikana. Jokainen viivytetty päivä tekee tilanteesta vaikeamman.
Moderni Myyntikonsepti tukena esihenkilölle
Moni esihenkilö kamppailee heikon suorituksen puheeksi ottamisen kanssa, koska prosessi puuttuu tai se on epäselvä. Moderni Myyntikonsepti tarjoaa tähän selkeän ratkaisun.
Lue lisää Modernista Myyntikonseptista »
Sen avulla esihenkilöillä on:
Selkeät pelisäännöt ja prosessit – ei enää arvailua tai tilanteen venyttämistä.
Dokumentoidut työkalut – valmiit pohjat kehityskeskusteluihin, seurantaraportteihin ja tavoitteiden asetantaan.
Valmennettu toimintakulttuuri – esihenkilöt osaavat antaa rakentavaa palautetta ja johtaa tiimiään rohkeasti ja oikeudenmukaisesti.
Nopeat korjaavat toimenpiteet – ongelmat tunnistetaan varhain, jolloin ne voidaan ratkaista ennen kuin ne leviävät tiimissä.
Usein kysytyt kysymykset (FAQ)
Q: Kuinka nopeasti heikkoon suoritukseen tulisi puuttua?
A: Heti kun ongelma havaitaan. Maksimissaan 1-2 viikon sisällä ensimmäisestä havainnosta.
Q: Mitä jos työntekijä suuttuu tai loukkaantuu?
A: Se on normaali reaktio. Pysy rauhallisena, osoita empatiaa ja keskity faktoihin. Anna aikaa prosessoida palautetta.
Q: Kuinka dokumentoin nämä keskustelut?
A: Kirjaa keskustelun päivämäärä, läsnäolijat, käsitellyt asiat, sovitut toimenpiteet ja seurannan aikataulu.
Q: Mitä jos en ole varma, onko suoritus todella heikko?
A: Kerää objektiivista dataa, vertaa tavoitteisiin ja keskustele HR:n kanssa ennen toimenpiteitä.
Haluatko nostaa myyntitiimisi tulokset uudelle tasolle? Tutustu myös: Moderni Myyntivalmennus
